Spätestens seit der Corona Krise ist das Thema Homeoffice flächendeckend bekannt. Mit diesem Beitrag möchten wir dir helfen möglichst gute Erfahrungen mit Online Konferenzen oder Trainings zu erhalten.
Als Coaches und Trainer sind wir viel mit den Tools unterwegs und darum beschreiben wir hier einige unserer Erfahrungen.
Gute Moderatoren sind ein Garant für erfolgreiche Online Sessionen
Wenn du ein Meeting planst, dann sei dir bewusst das du die Gesprächsführung haben wirst. Du wirst auch aus der technischen Sicht Dinge organisieren müssen und der Gruppe helfen, damit das Meeting ein Erfolg wird.
Die technische Sicht
Wir verwenden fast ausschliesslich http://zoom.us für unsere Meetings und Trainings. Es gibt viele gute Tools. Viele sind gratis und sehr leicht zugänglich. Wenn du Meetings online moderieren willst, dann musst du den anderen Teilnehmenden helfen können, wenn sie Probleme haben an der Session teilzunehmen oder mit der Steuerung nicht zurecht kommen. Wenn du viele Tools im Einsatz hast, musst du viel Technik Wissen mitbringen und zwar für jedes Tool. Es gibt nichts ärgerlicheres, als wenn der Moderator und ein Teilnehmer versuchen ein technisches Problem zu lösen, während alle anderen dabei zusehen und warten müssen. Daher fokussiere dich auf 1-2 Lösungen und arbeite dich da ein.
Für Zoom gibt es gute Support-Seiten:
Die Übersicht zum Help-Center ist hier:
https://support.zoom.us/hc/de
Hier sind die Schulung-Videos zu finden:
https://support.zoom.us/hc/de/articles/206618765-Zoom-Video-Tutorials
Hier kannst du deine Webcam testen:
https://webcamtests.com/
Unsere Empfehlung ist folgende: Wenn du die Teilnehmenden einlädst, schicke ihnen im Einladungs-Mail die Links zum Tool und den Schulung-Videos mit. Bitte sie darum vor dem Meeting die Software für die Konferenz und die Technik des PC’s oder Notebook zu testen.
Hier geht es zu einem Test-Meeting: https://zoom.us/test
Da kann jeder alles ausprobieren.
Struktur des Meetings
Im echten Leben treffen wir uns im Konferenzraum, plaudern, holen Kaffee und suchen uns einen Platz am Tisch. Wir nehmen wahr, wenn der Moderator beginnen will und langsam wird es still im Raum, die Teilnehmenden schenken der sprechenden Person ihre Aufmerksamkeit. Alle dies nonverbalen Signale werden im Online Meeting größtenteils wegfallen. Daher ist es wichtig, dass die moderierende Person klare Strukturen und Regeln vorgibt und Sorge trägt das die Regeln eingehalten werden und gegebenenfalls angepasst werden. Zuerst einige Gedanken zu der Struktur
Check In
Das Check In dient dazu das die Leute ankommen, ihre Technik noch anpassen können, und sich auf das Meeting vorbereiten. Es sind auch nicht immer alle gleich da. Einige werden noch von der Nachbarin an der Türe aufgehalten, bei anderen musste der Hund noch schnell vor die Tür, etc. Gib dem Check In genügend Zeit.
Was macht man im Check In?
Nachdem die Teilnehmenden alle in der Haupt-Session versammelt sind, ist es am Moderator zu fragen, ob ihn alle verstehen. Die Feedbacks kann man verstärken wenn man bspw nach einem “Daumen hoch” Zeichen frägt. Dann ist schon mal sicher, das dich alle sehen. Ob nun alle auch was sagen können ist noch nicht sicher. Daher ist es ein guter Zeitpunkt den TN zu erklären was “Breakout-Sessions” sind und was Timeboxen sind. Als Moderator schickt man anschliessend die TN in kleinen Gruppen in die Breakout-Sessions. Das sind temporäre Meetings in kleineren Gruppen. Wenn die Timebox abgelaufen ist, kommen alle wieder automatisch in die Haupt-Session zurück. Das sollte mindestens einmal geübt werden.
Die erste Breakout Session sollte eher kurz sein. Wir empfehlen 3-4 Minuten. Wir wissen nun, ob bei allen die Technik funktioniert und bei wem es noch ein Problem gibt. Du kannst jetzt die Leute mit technischen Problemen in eine Breakout Session nehmen und gezielt ihre Probleme lösen lassen. (Der Moderator kann in die Session hinein und auch wieder hinaus gehen)
Tipp: Wenn es einige TN gibt mit Problemen, wieder in Breakout Sessions gehen und sie gegenseitig helfen lassen. Als Moderator von Gruppe zu Gruppe gehen bis alles läuft. Diejenigen welche alles am Laufen haben sollen miteinander plaudern oder sich noch einen Kaffee holen.
==> Break Out Sessions; Timeboxed die Technik prüfen und gegenseitig kennen lernen
In das Check In gehört auch die Bekanntgabe der Regeln in der Gruppe. Wir haben mit folgenden Regeln gute Erfahrungen gemacht:
- Wir verabreden ein Handzeichen wenn jemand nicht zu verstehen ist
- Wir halten uns an die Timeboxen
- In jeder Breakout Session moderiert jemand temporär (dazu gehört auch das Timekeeping)
- Wir arbeiten alle mit Videomodus
- Wir verwenden eine klare, möglichst präzise Sprache
- Wir lassen andere Ausreden und halten auch unseren Beitrag kurz
- Andere Anwendungen auf dem Gerät sind während der Konferenz geschlossen
(Sie fressen Bandbreite und geben eventuell störende Geräusche ab) - ….
Konferenz oder Haupt-Session
Jetzt geht es zum eigentlichen Inhalt des Meetings. Sei dies Training oder ein Business Meeting.
Je nach Thema und Dynamik bietet es sich auch wieder an das Breakout-Sessions gemacht werden. Nach jeder Breakout-Session müssen die Ergebnisse zusammengefasst und den anderen mitgeteilt werden.
Dadurch das die Technik funktioniert hat und alle sich an die Regeln gehalten haben sollte die Haupt-Session das gewünschte Resultat liefern.
Als Moderator solltest du dir Gedanken machen wie du die Ergebnisse aufnimmst und visualisierst. Du kannst deinen Bildschirm mit deinen Notizen teilen, ein virtuelles Board pflegen oder alle haben Zugang zu einem Tool, welches das ganze Team nutzen kann. Auch hier; teste die Software und die Tools vor dem Meeting.
Zusammenfassung und was kommt als nächstes
Bevor wir die Haupt-Session abschließen, sollte die Moderation die Ergebnisse zusammenfassen oder zusammenfassen lassen. Gegebenenfalls klären wo Notizen oder Ergebnisse gefunden werden können und wer wem was noch zusenden will. Wir klären, ob für alle die nächsten Schritte oder Aufgaben klar sind.
Check out
Jetzt bleibt uns als Moderator nur noch die Aufgabe die Feedback-Schleife zu schliessen. Wir fragen die TN ob alles geklappt hat und ob sie sich Änderungen am Check In oder an den Regeln wünschen.
Wenn alles bearbeitet wurde, allen einen schönen Tag wünschen und mit einem ByeBye Winken verabschieden. Als Moderator kannst/musst du alle aus der Session kicken und das Meeting abschliessen.
Arbeiten mit Timeboxen
Die Online Meetings sind anspruchsvoll was das zuhören und verstehen der Inhalte anbelangt. Als Moderator sollte man auch daran denken das nicht alle Teilnehmenden Profi Ausrüstung zur Verfügung haben. Es kann gut sein das ein Headset nach 40 Minuten auf die Ohren drückt, die Tonqualität so schlecht ist das man ganz erschöpft vom aktiven zuhören ist. Aus diesen Gründen empfiehlt es sich die Session in mehrer Abschnitte zu unterteilen.
Handzeichen und Visualisierungen
Es gibt viele Störungen welche an einem Online-Meeting auftreten können. Für die Wichtigsten sollten Handzeichen alternative Lösungen oder Visualisierungen vorbereitet sein.
Handzeichen sind sehr einfach und haben einen schnellen Erfolg. Wenn zum Beispiel die Tonqualität plötzlich schlechter wird, können die Teilnehmenden das mit einem Zeichen angeben. (Bsp Hand hinter das Ohr) Wenn jemand etwas sagen möchte kann dies mit erhobener Hand signalisiert werden, die Moderation sorgt für eine gerechte Redezeit. Oft muss jemand aus der Gruppe früher gehen. Dies sollte beim Check In angekündet werden und wenn die Zeit gekommen ist, in die Kamera lächeln und Good Bye winken und aus der Session rausgehen. Die Verbleibenden winken zurück, aber der Dialog wird nicht unterbrochen.
Visualisierungen sind bei Online Konferenzen immer eine Herausforderung. Natürlich kann jeder, je nach genutztem Tool, seinen Bildschirm freigeben und etwas zeigen. Regelmäßig findet man dann den Knopf nicht um die Präsentation zu beenden, oder es sind im Browser so viele Fenster offen, dass die Teilnehmenden nicht genau wissen, was jetzt gezeigt werden soll. Wenn du mit einem Flipchart oder einem Whiteboard arbeiten möchtest, dann gibt es Möglichkeiten damit dies gut gelingt. Du brauchst dazu möglicherweise zusätzliche Technik. Damit White-Boards nicht spiegeln ist die Beleuchtung wichtig. Wenn du im Raum herumgehst, solltest du ein entsprechendes Headset oder ein gutes Mikrofon haben. Wenn du an Flipcharts arbeiten möchtest, kommst du um eine zusätzliche Kamera fast nicht herum. Diese Kamera ist auf den Flip gerichtet und das Mikrofon ist auf “Mute”.
Privatsphäre und Datenschutz
Die Teilnehmenden sind oft zuhause oder in Räumlichkeiten welche Hinweise auf ihre Privatsphäre geben könnten. Wenn du dich auf die Moderation vorbereitest und gegebenenfalls die Webcam testest, dann schau dir mal den Hintergrund genauer an. Ist nur das zu sehen was du auch von dir preisgeben willst? Schaffe eine Umgebung welche einem Trainingsraum ähnelt. Das selbe gilt für deinen “Dresscode”. Natürlich sind wir alle zuhause in unserem Homeoffice. Aber wir gehen ja auch nicht im Sportdress zu Meeting. Ziehe dich an als ob du ein Training vor Ort geben würdest.
Seit gut zwei Wochen sind die meisten von uns Wissensarbeiter im Homeoffice. Als Scrum Master, Produkt Owner und Team-Member haben sich die Rahmenbedingungen für die gemeinsame Arbeit schlagartig verändert.