Monat: Juni 2020

Jetzt nicht die Chance verpassen, aus der Krise zu lernen!

Seit März hat sich die Welt auf völlig unerwartete Weise entwickelt. Dinge, die unvorstellbar waren, wurden von uns gefordert. Die Gesellschaft, Organisationen und jeder Einzelne wurden auf neue Art und Weise herausgefordert, ungewohnte Wege zu gehen. In den Organisationen waren viele im Homeoffice gebunden – mit allen Vor- und Nachteilen, die es mit sich gebracht hat. Gerade Führungskräfte mussten sich in dieser Zeit neu erfinden: Den Kontakt zu Mitarbeitenden anders halten und wahrscheinlich auch mehr ins Vertrauen gehen sowie Kontrolle abgeben. Dadurch wurde mehr Selbstorganisation von den Einzelnen gefördert.

Neben Entbehrungen hat die Situation auch Experimente begünstigt bzw. erfordert. Neue Pfade konnten gegangen werden und Fehler durften gemacht werden. Improvisieren war erwünscht. Meetingstrukturen und Arbeitsabläufe wurden neu aufgesetzt und gestaltet. Somit wurde eine Art agiles, iteratives Vorgehen nicht nur ein Ideal, sondern die einzige Möglichkeit den Alltag in all der Ungewissheit zu überstehen. Was wird jetzt daraus?

Wo bleibt nun das kreative Innovationspotential, dass in der Krise ermöglicht hat, vorher Undenkbares doch zu leisten?

Nun befinden wir uns in einer Phase von Lockerungen der Corona-Restriktionen. Es ist der Moment der Entscheidung: Springen wir nun einfach wieder zurück zum früher Gewohnten, zur Vor-Corona-Normalität, oder was kann man aus dieser erzwungenen Experimentierphase mitnehmen und nachhaltig weiterentwickeln? Eine Frage könnte sein: Welche Musterwechsel können wir übernehmen, um die Robustheit (Resilienz) der Organisation weiter zu stärken? Zugleich fangen in den Organisationen die „Verwalter“ bereits an, ihre alten weitestgehend schwerfälligen Steuerungsmechanismen wieder hochzufahren. Man könnte frech sagen: Die Verwalter verwalten die Krise mit immer mehr Regularien und beenden so die Experimentierphase jäh. Und plötzlich fühlt man sich wieder in der alten Mühle. Wo bleibt das kreative Innovationspotential und die Nutzung der entwickelten Selbstorganisationsfähigkeit der Mitarbeitenden?

Reflexionsfragen und Meta-Lernen

Schon in normalen Zeiten findet auch in agilen Organisationen/Teams häufig nur Verbesserungslernen (single-loop-learning nach Argyris/Schön) statt (Was lief gut? Was weniger? Wie kann man es besser/schneller/günstiger machen? Welchen anderen Ablauf/Prozess könnte man probieren?). Die Ziele an sich, Haltungen, Grundannahmen und Werte werden selten hinterfragt. Ist ja auch schwierig, denn da kommen gegebenenfalls Gefühle und Unsicherheiten mit ins Spiel, die man ja gern vermeiden will. Aber ein wirkliches Lernen kann nur durch Reflexionsfragen auf Ebene des Erneuerungslernen (double-loop-learning) oder des Lernens über das eigene Lernen (deutero-learning) passieren. Da würden Fragen diskutiert, wie: Machen wir das Richtige? Welchen Sinn sehen wir darin? Wie geht es mir mit der Arbeit, dem Team, dem Ziel? Welche Werte/Einstellungen haben dazu geführt, dass wir immer wieder in das selbe Fahrwasser kommen? Welche Tabus gibt es bei unserer Reflexion bzw. was fällt immer hinten runter in unserem Reflexionsvorgehen?

Ebenen organisationalen Lernens nach Agyris & Schön, 1996 (eigene Darstellung in Anlehnung an Agyris & Schön)

Unsere Intuition und Vertrauen werden entscheidender

Aktuell gibt es sehr vielschichtige Fragen, die vor allem auch deshalb so schwierig zu beantworten sind, weil die Zukunft und die weitere Entwicklung weiterhin nicht so leicht zu prognostizieren ist. Fach- und Führungsverantwortliche sind noch stärker gefordert, einen gesunden Umgang mit Unsicherheit zu finden und auch andere auf diesem Weg zu leiten oder begleiten. Und vielleicht geht es weniger um die Konzepte und die Methoden, mit denen wir arbeiten, sondern vielmehr darum, dem «Sozialen Miteinander» Beachtung zu schenken. Dafür braucht es Begegnung und Reflexionsräume – denn die Ungewissheit erschwert rationale Entscheidungsfindung. 

Hierbei einige unserer Hypothesen, was hilfreich für den Umgang mit Unsicherheit ist: 

  • Verbindung: Gemeinsam ist man weniger allein. Denn obwohl Führung und Verantwortung sich mitunter einsam anfühlen kann, kann der Austausch mit Gleichgesinnten helfen sich in seinen Gedanken zu sortieren.
  • Inspiration: Ungewöhnliche Zeiten brauchen neuartige Denkansätze und Mut zum Experimentieren. Kreativität, Anregungen und inspirierende Ideen können aus dem Abgleich verschiedener Felder entstehen und durch Menschen mit anderen Herangehensweisen.
  • Gute Erdung: Gute Entscheidungen unter Unsicherheit basieren auf einem guten Kontakt zu sich selbst (z.B. eigene Unsicherheiten wahrnehmen und aktiv damit umgehen und nicht nur agieren.

Aus diesen vielen Diskussionen sind folgende Ideen entstanden: Jetzt – gerade in der Zeit – wo alles wieder rasend schnell wird – tut Reflexion Not. Jeder für sich, aber auch in Teams und in den Führungsgremien. Es gibt so viel zu heben und zu hinterfragen. Zur alten Ordnung kann man immer noch leicht zurückgehen. Das ist sicherer Boden.

Erfolgreiche organisationsinterne Reflexion wendet situativ angepasste Methoden an

Es gäbe sicherlich viel dazu zu sagen, wie man organisationsintern Reflexion angehen könnte. Aber es hängt immer von der konkreten Situation ab. Verallgemeinert kann man sagen: Das Wichtigste ist: Bitte nicht auf Standardvorgehensweisen zurückgreifen, sondern wirklich etwas Passendes für die Organisation ansetzen. Und dann mit offenen Ohren und ehrlichem Interesse zuhören, was die Mitarbeitenden und Kolleg/innen zu sagen haben. Erst wirkliches Verstehen und Annehmen der Situation ermöglicht Transformation.

Und weil wir es schonmal für einen anderen Kontext aufbereitet haben – Hier ein Link als Blick über den Tellerrand zu einem Blogbeitrag an dem ich intensiv mitgewirkt habe. Das Thema ist Reflexion des Lockdowns an den Schulen – mit vielen Reflexionsfragen und möglichen Vorgehen in der Kombination von Einzel-, Gruppen- und Grossgruppenreflexion (online und analog), die auch für Unternehmen in abgewandelter Form anwendbar sind. Link:

Als Schule aus der Corona-Zeit lernen: Anregungen

Interdisziplinäre Reflexion für Verantwortungsträger/innen: www.art-of-reflecion.org

In der eigenen «Suppe» kommt man immerzu auf dieselben Antworten und findet viel Bestätigung von Gleichgesinnten. Es lohnt sich ein interdisziplinärer Austausch. Sich selbst immer wieder neuen Fragen zu stellen und zu schauen, wie es andere Organisationen und Führungspersonen machen.

Wer den Austausch über den Tellerrand sucht und in der Nähe von Basel lebt oder arbeitet, kann folgendes kurzfristiges Angebot nutzen: Sich Anmelden beim 2 ½ – stündigen lebendig gestalteten Reflexions-Parcours (Link zu www.art-of-reflection.org ) für Verantwortungsträger*innen.

Die nächsten Termine sind am 12. Juni und am 17. Juni. Das Angebot ist sich in einem ungewöhnlichen Rahmen (Skulpturhalle, Basel) der Frage zu widmen: «Was kann man als Führungsperson aus der erzwungenen Experimentierphase der vergangenen Wochen in seine Organisation mitnehmen und nachhaltig weiterentwickeln?»

Impression aus Skulpturhalle Basel (Foto von Webseite: https://www.museums.ch/org/de/Skulpturhalle)

Ziel ist sich gegenseitig zu inspirieren, voneinander zu lernen und an hoffnungsvollen Ansätzen dran zu bleiben. Möglichst viele kleine und grosse Innovationen für unsere Arbeitswelt und Gesellschaft von Morgen heben und nicht einfach nur zur alten Tagesordnung übergehen.

Das Projekt ist mit folgenden Personen entstanden:

  • Thomas Berger, Wirtschaftsingenieur, KlarSinn GmbH, ehem. Leitung Zentrale Informatik Basel-Stadt. Er hat zusammen mit seinem Team die Quadratur des Kreises realisiert hat – nämlich agiles Arbeiten in der Verwaltung etabliert.
  • Leonie Burri, Arbeitspsychologin, Expertin für Schulentwicklung am Pädagogischen Zentrum in Basel-Stadt. Sie hat Anfang April in einem kleinen Team innerhalb kurzer Zeit Online-Kurse zu Fernunterricht aus dem Boden gestampft, bei denen knapp 1000 Lehrpersonen teilgenommen haben und sich digital weiterbilden konnten. 
  • Andrea Kleinhuber, Anthropologin, Führungsentwicklerin am Universitätsspital Basel. Sie ist bekannt für ihre kreative, unkonventionelle Arbeit in der sie immer wieder Dialog und Verständigung im Spital und spitalübergreifend ermöglicht.

Abschlussbemerkungen

Dieser Blogbeitrag sollte im Anschluss an den Beitrag von Rudi zum Thema «Agile Initiative: Haben wir in das Soziale System investiert?» verdeutlichen, wie man konkret in das Soziale System der eigenen Organisation oder in die soziale Kompetenz der eigenen Person investieren kann. Denn gerade in Zeiten von Ungewissheit, lohnt es sich in die Reflexionsfähigkeit als überdauernden Wert zu investieren. Nur was man im Austausch mit Anderen zu greifen bekommt, ist veränderbar und damit auch steuerbarer.

Zum Ende hin soll das Veränderungsparadoxon der Gestaltsystemtheorie Mut machen. Es besagt:

«Die Veränderung geschieht, wenn man wahrnimmt und annimmt, was aktuell ist.» 

Wie scharf ist dein Blick auf dein Team?

Als Agile Coach betrachte ich die Welt seit gut einem Monat mit einer neuen Brille. Sie hat zwei Brillengläser, mit einem sehe ich das Arbeits-System, mit dem anderen das Soziale-System:

Unseren Blick auf Teams und Organisationen – die Change Brille

Als Arbeitstitel nenne ich meine neue Brille die Change-Brille.

Wie bei der Brille, die mir die Sehschärfe koorigiert, arbeiten beide Augen unabhängig voneinander, mein Gehirn macht aber ein Gesamtbild daraus. Indem ich ein Auge zukneife, erkenne ich erst die Leistung und die Schwachstellen des anderen Auges bewusst an.

Die Change-Brille unterstützt mich dabei, bewusst das Arbeits- und / oder Soziale-System von Teams und Organisationen zu betrachten.

Und was sehe ich damit in meinem Coaching Alltag? Hier ein paar Eindrücke:

  1. Alltagssituation Daily Scrum:
    Als Agile Coach darf ich ein Team begleiten und sie beim Daily Scrum beobachten. Jeder Teammember rapportiert ausführlich seine Arbeiten, teilweise driften sie in technische Diskussionen ab. Das Team hat Mühe, das Daily Scrum in den geforderten 15 Minuten durchzuführen.

    Durch das Glas des Arbeits-Systems sehe ich:

Als Massnahme definieren sie einen Teammember, der das Timeboxing übernimmt. Die Timebox im Daily wird ab dann besser eingehalten. Hier hat das Team selbständig reflektiert und Lösungsansätze experimentiert und das Problem gelöst.

Durch das Glas des Sozialen-Systems nehme ich wahr:

Während dem Daily hat keine Person um Hilfe gebeten und es wurde nie erwähnt „das hat mich gestört“ oder „das hat mich gefreut“. Alle haben brav ihre Arbeit rapportiert. Fehlt da nicht was? Wo ist die Emotionalität? Wo sind die kritischen Voten oder auch die helfende Hand? Hat dieses Team genug Vertrauen zueinander, um auch im sozialen System sich gemeinsam weiterzuentwickeln? Wie sieht es mit der psychologischen Sicherheit der Teammember aus?

All diese Fragen kann ich im Nachgang des Dailes mit dem Scrum Master und / oder mit dem Team besprechen.

2. Alltagssitation „Mein Team hat keine Lust auf Retrospektive“:

Ein Scrum Master schildert mir folgende Situation: „Mein Team hat das Gefühl, wir brauchen so gut wie keine Retrospektive mehr. Wird sind so gut in unserer Zusammenarbeit, das Scrum Framework läuft wie am Schnürchen – wir sind die perfekte Produktentwicklungs-Maschine.“

Durch das Glas des Arbeits-Systems stelle ich dem Scrum Master diese Fragen:

Wie werden die Scrum Zeremonien gelebt? Liefert das Team, wie es dem Produkt Owner verspricht? Haben sie eine gute Velocity? In welcher Produkt-Qualität liefert das Team? Wie wird Qualität sichergestellt? Wie sind die Skills im Team verteilt? Hat das Team sich über die Zeit gemeinsam weiterentwickelt?

Durch das Glas des Sozialen-Systems stelle ich dem Scrum Master diese Fragen:

Wie geht das Team mit Konflikten um? Wie reflektieren sie gemeinsam? Werden gute und unangenehme Erlebnisse im Team angesprochen? Hilft das Team einander und kennen sie die Stärken und Schwächen der einzelnen Teammember? Wer organisisert das gemeinsame Lernen und Weiterentwicklen? Ist dafür der Scrum Master verantwortlich oder übernimmt jedes Teammember hier Verantwortung? Gibt es ein WIR im Team oder sind sie eine Gruppe von Einzelgänger?

Aus beiden System ergeben sich ganz viele Fragen, die mit dem Team und / oder dem Scrum Master besprochen werden. Ganz oft bei Teams, die diese Retrospektive-Sättigung zeigen, fehlt die Perspektive. Ihnen fehlt das Weitwinkel-Objektiv und die Sehschärfe, welche ihnen ihr unglaubliches Potential aufzeigt. Wie ein Mensch, der nur 40% seiner Augenleistung zur Verfügung hat. Ohne Sehhilfe kann ich nicht erfahren, wie die Welt mit 100% Augenleistung aussieht.

3. Alltagssituation „Muss ich jetzt als Scrum Master mit meinem Team diese Diskussion führen?“:

Das Scrum Master, mit dem ich die Alltagssituation Nr. 2 erlebt habe, fragt mich dann „muss ich jetzt mit meinem Team diese herausfordernden Diskussion führen? Bin ich dafür verantwortlich?“.

Sehr spannende Frage, die man auch wieder mit den zwei Brillengläsern der Change-Brille betrachten kann:

Ich bin als Scrum Master für die Scrum Zeremonien verantwortlich. Ich leite die Scrum Zeremonien und unterstütze das Team beim Lösen von Impediments. Zum Beispiel bei Abklärungen mit anderen Teams in Sachen Schnittstellen. Wenn wir Retrospektiven durchführen, dann mache ich die meist immer gleich. Mir und meinem Team ist es so am liebsten.

Hab ich in diesem Sozialen-System als Scrum Master auch Verantwortung? Muss ich das machen, oder haben wir nicht dafür die Linien-Vorgesetzten? Ich habe keine Lust mich mit den einzelnen Teammembern auseinanderzusetzen. Mit Emotionen fühle ich mich teilweise überfordert, die will ich nicht forcieren. Und wenn ich mit meinem Team diese unangenehmen Fragestellen bespreche, dann sind sie vielleicht böse auf mich. Bin ich dafür verantwortlich, dass mein Team im Sozialen-System in die Lernzone kommt?

Meine Gedanken zu dieser Situation: In vielen Organisationen wurden diese Agilen Rollen wie Scrum Master eingeführt, ohne die Verantwortlichkeit der Rolle genügen scharf zu definieren und einzufordern. Und ja, der Scrum Master hat im Sozialen-System definitiv viel Verantwortung zu übernehmen. Das bedeutet, dass er als Mensch selbst einen gewissen Reifegrad im Sozialen-System vorzuweisen hat. Nur so ist er genügend intrisisch motiviert, diese Verantwortung in seinem Team zu übernehmen. Den dieser Job ist kein einfacher ;-). Wenn aber in der Organisation dieser Verantwortung bei den Scrum Mastern nicht eingefordert wird, kann unser Scrum Master aus diesem Alltagsbeispiel gut so weitermachen wie bis anhin. Mit der Folge, das sein Team nie über einen mittleren Reifegrad hinauskommt.

Warum ist die Reifung im Sozialen-System herausfordernder?

Als Coaches sehen wir aktuell viele Organisationen und Teams, die eine mittlere Reife im Arbeits-System erreicht haben. Der Reifegrad im Sozialen-System ist oftmals viel tiefer. Warum ist das so?

Die meisten Kompetenzen im sozialen System bedingen eine persönliche Reife jedes einzelnen Team Mitgliedes. Zum Beispiel ist Reflektieren im Team ist nur möglich, wenn jeder Einzelner für sich fähig und willig zur Reflexion ist. Erst dann (und wirklich erst dann) kann man im Team gemeinsam reflektieren. Zusätzlich haben wir im geschäftlichen Kontext, insbesondere in klassischen Grossfirmen, die Abspaltung des sozialen Systems bewusst forciert. Nicht das das soziale Systeme nicht mehr da wäre, wir tun einfach ganz oft so, wie wenn es nicht präsent wäre. Dabei beeinflusst es unsere Organisationen und auch unsere Wirtschaftlichkeit massiv.

Eine Entwicklung als Team im Arbeits-System ist nicht unmittelbar mit der persönlichen Reife der einzelnen Teammitglieder verknüpft. Somit ist hier eine Entwicklung auf Team- und Organisationaler Ebene viel einfacher umzusetzen. Ganz zu schweigen davon, dass für diese Entwicklungen in den Organisation viel Geld vorhanden ist.

Was genau ist den in den zwei Systemen enthalten?

Wenn du dich fragst, was diese zwei Systeme genau sind, lies den Blog-Post von Ruedi: https://agilereflection.org/agile-initiative-haben-wir-in-das-soziale-system-investiert/

Reifegrade im Arbeits- und Sozialen-System

Innerhalb der einzelnen Systeme gibt es unterschiedliche Reifegrade. Zusätzlich gibt es Abhängigkeiten zwischen den Reifegraden über die zwei Systeme hinweg. Einen hohen Reifegrad im Arbeitssystem bedingt einen mittleren Reifegrad im Sozialen- System. Dazu mehr im nächsten Blog-Post.

Falls du dich vertiefter mit dem Denkmodell auseinandersetzen willst, wir von Organic Change unterstützen dich dabei sehr gerne.