Nicht jedes Gespräch gehört in jedes Meeting.
Du kennst das Meeting. Es beginnt auf Höhe. Es geht um die Richtung des nächsten Quartals, um den Wertstrom, um die Frage, was strategisch wirklich zählt. Zehn Minuten später sagt jemand: „Aber in der Story mit dem Login ist der Button auf der falschen Seite.“ Und plötzlich diskutiert der ganze Raum über einen Button. Das strategische Gespräch kommt nicht mehr zurück. Alle gehen leicht unzufrieden raus, ohne genau zu wissen, warum.
Was passiert ist: Ihr habt im Flug die Höhe gewechselt.
Drei Flughöhen, nicht drei Wichtigkeiten
Klaus Leopold hat mit den Flight Levels ein schönes Bild geprägt: Eine Organisation arbeitet auf verschiedenen Flughöhen, und es lohnt sich, Strategie und operative Koordination nicht in denselben Raum zu zwängen. Genau dieser Instinkt lässt sich auf die Arbeitsobjekte übertragen, die bei uns auf dem Tisch liegen.
Epics, User Stories und Tasks sind keine Rangliste von Wichtigkeit. Sie sind drei Flughöhen des Denkens. Und unser Kopf wechselt zwischen ihnen nicht gratis. Auf 10’000 Metern verschaffst du dir Überblick. Am Boden siehst du das Detail. Beides gleichzeitig geht schlecht – und genau das verlangen wir uns in vielen Meetings ab.
Epics – Reiseflughöhe
Wenn ihr über Epics sprecht, seid ihr in einem Koordinationsmeeting. Mehrere Teams, ein Wertstrom, eine strategische Komponente. Der Raum ist grösser, ihr plant und entscheidet gemeinsam, wohin die Reise geht. User Stories tauchen hier durchaus auf – aber als Beispiel, kurz, zur Illustration. Wenn ihr anfangt, eine einzelne Story im Detail auszugestalten, seid ihr zu tief abgesunken.
User Stories – die Arbeitshöhe deines Teams
Wenn ihr mit eurem Team das nächste Inkrement plant, sollten sich die Gespräche um User Stories drehen. Das ist die taktische, umsetzungsorientierte Ebene: Was liefern wir, und wie schneiden wir es sinnvoll?
Hier dreht das Epic seine Rolle um. Es wird zum Prüfstein: Liefern unsere Stories den strategischen Wert, den das Epic verspricht? Enthalten sie die Funktionalität, die dort gewünscht ist? Das Epic gibt die Richtung, die Stories tragen sie. Ein Task darf mal kurz aufblitzen – aber besser bleibt es dabei.
Tasks und Subtasks – Bodenhöhe
Und dann gibt es die Ebene, auf der du als Teammitglied überlegst, wie du deinen Beitrag zerlegst. Tasks, Subtasks, deine persönliche Art, dir die Arbeit zu ordnen. Das ist nützlich und oft nötig – aber es ist persönliche Arbeitsmethodik.
In dem Moment, in dem ein ganzes Team gemeinsam über einen Subtask diskutiert, seid ihr sehr im Detail. Wahrscheinlich ist das nicht die Flughöhe, für die man ein Meeting ansetzt. Dieses Gespräch ist häufig besser aufgehoben mit einer Kaffeetasse in der Hand vor dem Automaten – zu zweit, in zwei Minuten.
Der Check
Daraus wird kein Regelwerk. Es wird eine einzige Frage, die jeder im Raum laut stellen darf:
Auf welcher Flughöhe sind wir gerade – und ist das die, für die wir hier sitzen?
Keine Schiedsrichterpfeife, kein erhobener Zeigefinger. Nur ein leiser Stupser, der dem Raum erlaubt zu merken, dass er abgedriftet ist, und wieder zu steigen. Erstaunlich oft reicht das schon.
Und nein – das heisst nicht, dass in einem Planungsmeeting nie ein Task fallen darf. Das wäre nur das nächste Dogma. Es geht nicht um Disziplin um ihrer selbst willen. Es geht darum, jedem Gespräch die Höhe zu geben, auf der es wirklich wirkt. Strategie braucht Luft. Ein Detail braucht zwei Leute und einen Kaffee.
Wenn die Ebenen zusammenpassen, werden Meetings kürzer und besser zugleich. Und ehrlich – wer will das nicht?
